Zásady ochrany osobných údajov

Právo na súkromie je jedným z najdôležitejších ľudských práv. V našej spoločnosti si to veľmi dobre uvedomujeme, a preto rešpektujeme súkromie našich zákazníkov a zaobchádzame s ich osobnými údajmi zodpovedne, starostlivo a v súlade s platnou legislatívou. Prístup k osobným údajom je povolený iba autorizovanému personálu spoločnosti a zmluvným spracovateľom, v rozsahu a na účel, ktorý je striktne nevyhnutný pre plynulú realizáciu, zabezpečenie a plnenie práv a povinností vyplývajúcich z uzavretých zmluvných vzťahov.

Prijímaním vhodných opatrení zabezpečujeme, aby sa k osobným údajom nedostali neoprávnené osoby, chránime ich dôvernosť a integritu a zabraňujeme ich strate alebo neúmyselnému zničeniu počas celého obdobia spracovania. Nebudeme zodpovední za akékoľvek "hackovanie" do počítačového systému!

Spoločnosť a jej spracovatelia plne rešpektujú všeobecné zásady týkajúce sa spracovania osobných údajov, ktoré sú:

Spracovávame osobné údaje používateľov legálne, spravodlivo a transparentne.

Zhromažďujeme osobné údaje na účely, ktoré sú vopred určené, explicitné a legálne; nespracovávame osobné údaje na iné účely, okrem spracovania na vedecké alebo historické výskumné účely a na štatistické účely, za určitých podmienok.

Osobné údaje sú spracovávané v minimálnom rozsahu na účely, na ktoré sú spracovávané.

Zabezpečujeme, aby osobné údaje, ktoré spracovávame, boli presné a pravidelne aktualizované; nesprávne údaje sú opravené alebo vymazané.

Ukladáme osobné údaje iba tak dlho, ako je to nevyhnutné na účely, na ktoré sú spracovávané.

Zabezpečujeme primeranú bezpečnosť osobných údajov, ktorá zahŕňa prevenciu neoprávneného alebo nezákonného spracovania a náhodnej straty, zničenia alebo poškodenia prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení.

1. Kontaktné údaje pre súkromie

Na otázky týkajúce sa spracovania a používania osobných údajov, informácií, opráv, blokovania, vymazania osobných údajov alebo zrušenia súhlasu s oznámením, zrušenia súhlasu, nás prosím kontaktujte na našej e-mailovej adrese.

2. Aké osobné údaje sú zhromažďované

• Základné osobné údaje (napr. meno a priezvisko);
• komunikačné údaje (napr. adresa, e-mail, telefónne číslo);
• informácie o komunikácii medzi spoločnosťou a vami; platobné údaje;
• akékoľvek iné údaje získané na základe súhlasu.

3. Aké sú právne základy na spracovanie vašich osobných údajov

Osobné údaje môžeme spracovávať v súlade s platnou legislatívou v oblasti ochrany osobných údajov:

•  ak je to nevyhnutné na uzavretie a/alebo plnenie zmluvy (prihláška na podujatie, workshop atď.)
•  ak to vyžaduje zákon;
•  ak je udelený súhlas (ktorý môže byť kedykoľvek zrušený);
•  ak je spracovanie nevyhnutné na ochranu legitímnych záujmov, ktoré sleduje spoločnosť alebo tretia strana.

3.1. Spracovanie na základe uzavretej zmluvy

Spoločnosť spracováva osobné údaje jednotlivcov na splnenie svojich povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu na organizáciu podujatí, workshopov alebo iných služieb dohodnutých medzi zmluvnými stranami. V rámci výkonu práv a plnenia zmluvných povinností spoločnosť spracováva osobné údaje jednotlivcov na nasledujúce účely:

• identifikácia jednotlivca;
• príprava ponuky a uzavretie zmluvy;
• poskytovanie služieb, pričom spoločnosť môže poskytnúť údaje zmluvným partnerom, ktorí budú realizovať jednotlivé služby (napr. poskytovateľ nocľahov atď.)
• zasielanie oznámení jednotlivcom týkajúcich sa realizácie zmluvného vzťahu;
• informovanie o zmenách v legislatíve v konkrétnej oblasti alebo zmenách v predajných podmienkach;
• fakturácia služieb;
• riešenie námietok alebo sťažností;
• realizácia akýchkoľvek postupov vymáhania, predaj pohľadávok;
• na iné účely, nevyhnutné na uzavretie alebo realizáciu zmluvného vzťahu.

V rozsahu striktne nevyhnutnom na autentifikáciu a identifikáciu transakcií spracováva spoločnosť údaje na účel prípravy správ a plánovania ďalších aktivít.

Na účely organizovania podujatí a súvisiacich služieb alebo iných služieb objednaných jednotlivcom spracováva spoločnosť všetky potrebné informácie. To zahŕňa najmä, ale nie výlučne: meno, krstné meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa, miesto, krajina, telefónne číslo, e-mail atď.

Na zmluvné spracovanie osobných údajov nepotrebujeme explicitný súhlas.

Na podujatiach alebo workshopoch, ktoré sú úzko spojené s fotografovaním a publikovaním obrázkov (na Facebooku, Twitteri, YouTube a Instagrame), je uvedené, že fotografovanie a publikovanie obrázkov sú súčasťou podujatia alebo workshopu. Aj keď je fotografovanie a publikovanie obrázkov zmluvným vzťahom, spoločnosť si stále získa explicitný súhlas jednotlivca. V prípade, že explicitný súhlas na fotografovanie a publikovanie obrázkov nebude udelený a spoločnosť nebude schopná zabezpečiť, že sa jednotlivé osoby neobjavia na fotografii, má spoločnosť právo odmietnuť prihlášku na takéto podujatie alebo workshop.

Ak jednotlivec neposkytne všetky osobné údaje, ktoré spoločnosť potrebuje na splnenie zmluvného vzťahu, spoločnosť nemôže vykonať objednávku jednotlivca. Týmto spôsobom spoločnosť vždy získava a ďalej spracováva iba osobné údaje, ktoré sú potrebné na splnenie zmluvného vzťahu.

3.2. Spracovanie na základe zákona

Právny základ znamená, že spoločnosť spracováva osobné údaje jednotlivca na splnenie platných právnych povinností uložených legislatívou. V Slovinskej republike sú právne povinnosti spracovávať určité osobné údaje stanovené najmä:

Zákonom o dani z pridanej hodnoty ZDDV-1;

Zákonom o daňovom konaní;

Zákonom o obchodných spoločnostiach;

Zákonom o účtovníctve;

Pravidlami o vykonávaní zákona o dani z pridanej hodnoty;

Slovinskými účtovnými štandardmi.

Ak spoločnosť spracováva osobné údaje jednotlivca, ktorý uskutočnil online nákup alebo objednávku služby, uchováva faktúru po dobu 10 rokov (rovnako ako údaje jednotlivca/nákupcu na účte).

3.3. Spracovanie na základe legitímneho záujmu

Spoločnosť môže spracovávať údaje na základe legitímneho záujmu, ktorý sleduje spoločnosť alebo tretia strana, pokiaľ takéto záujmy nie sú prevažované záujmami alebo základnými právami a slobodami jednotlivca, ktorého údaje, ktoré vyžadujú ochranu osobných údajov, sa týkajú, najmä ak sa údaje týkajú dieťaťa. V prípade ďalšieho využitia zhromaždených údajov o jednotlivcovi spoločnosť vykonáva posúdenie podľa Všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Takéto ďalšie využitie údajov v pseudonymizovanej alebo agregovanej forme, napríklad, predstavuje zákonné využitie údajov na marketingové a iné obchodné alebo technické analýzy spoločnosti.

Podľa Všeobecného nariadenia o ochrane údajov patrí priamy marketing tiež medzi legitímne záujmy. Na účely priameho marketingu môže spoločnosť vytvárať individuálne profily bez akéhokoľvek súhlasu na základe základných informácií o vybraných službách, ako napríklad typ alebo konkrétne charakteristiky vybranej služby, čas výberu alebo predchádzajúce marketingové kontakty s jednotlivcom, najmä s ohľadom na vyjadrený záujem alebo nedostatok záujmu o určité služby. Takéto základné profilovanie nikdy nezahŕňa citlivé údaje. Jednotlivec môže namietať proti spracovaniu v súlade so svojím právom na obmedzenie (bod 7.4).

Na základe legitímneho záujmu môže spoločnosť kontaktovať jednotlivca za účelom zlepšenia služby alebo zistenia jeho spokojnosti so službami, aj keď to nie je striktne nevyhnutné na realizáciu zmluvy. Z dôvodu záujmu jednotlivcov spoločnosť nekontaktuje tých jednotlivcov, ktorí proti tomu namietali.

Spoločnosť má legitímny záujem uchovávať a ďalej používať údaje na analýzy a výskum na marketingové, obchodné plánovanie a podobné účely až do uplynutia zákonom predpísanej lehoty uchovávania.

3.4. Spracovanie na základe súhlasu na spracovanie osobných údajov

Explicitný súhlas je základom pre spracovanie osobných údajov, na ktoré spoločnosť nemá právny alebo zmluvný základ. Napríklad, súhlas môže súvisieť s:

• informovaním o iných ponukách a službách spoločnosti, ktoré sú realizované výlučne prostredníctvom komunikačného kanála vybraného jednotlivcom;
• fotografovaním a nahrávaním podujatia alebo workshopu za účelom prezentácie aktivít spoločnosti a publikovania fotografií, videí a zvukových záznamov na webovej stránke spoločnosti a na profiloch na Facebooku, Twitteri, YouTube a Instagrame.
• jednotlivec dáva súhlas za seba; v prípade dieťaťa súhlas dáva jeden z rodičov alebo zákonný zástupca.

V týchto prípadoch sa spracovanie osobných údajov realizuje v rozsahu a na účely povolené vyhlásením jednotlivca a prostredníctvom dohodnutých komunikačných kanálov, až do zrušenia.

Ak jednotlivec nesúhlasí so zhromažďovaním a spracovaním osobných údajov na jeden alebo viac účelov uvedených v individuálnom súhlase, nemá to žiadne následky pre spracovanie údajov, ktoré sa realizuje na základe iných právnych základov.

Osobné údaje zhromaždené na základe súhlasu budú spracovávané iba v rámci a na účel udeleného súhlasu a nebudú prenášané tretím stranám, pokiaľ to nie je explicitne uvedené v súhlase a jednotlivec súhlasí, že osobné údaje môžu byť prenášané spracovateľovi uvedenému v súhlase.

Jednotlivec môže kedykoľvek zrušiť súhlas na spracovanie osobných údajov kontaktovaním našich údajov o ochrane (bod 8). Súhlas môže byť zrušený e-mailom zaslaným na e-mailovú adresu.

4. Ako dlho sú osobné údaje uchovávané

Osobné údaje budú uchovávané v súlade s platnými predpismi upravujúcimi ochranu osobných údajov. Budú uchovávané iba tak dlho, ako je to nevyhnutné na účely, na ktoré sú spracovávané, alebo podľa zákona. Uchovávame osobné údaje, ktoré spracovávame na základe osobného súhlasu jednotlivca, trvalo, až do zrušenia. Osobné údaje, ktoré spracovávame na základe zákona alebo zmluvného vzťahu, sa uchovávajú tak dlho, ako to zákon určuje.

Ak sú údaje spracovávané na základe súhlasu jednotlivca z dôvodu marketingu spoločnosti, údaje môžu byť spracovávané do nevyhnutného rozsahu tak dlho, ako je to potrebné na taký marketing alebo služby.

Po uplynutí doby uchovávania budú osobné údaje účinne a trvalo vymazané alebo anonymizované tak, aby už nemohli byť spojené s jednotlivcom.

5. Ako chránime osobné údaje

Používame technické a organizačné bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov pred nezákonným alebo neoprávneným prístupom alebo použitím a tiež pred neúmyselnou stratou alebo poškodením ich integrity. Tieto opatrenia sme navrhli s ohľadom na našu IT infraštruktúru, možný dopad na súkromie jednotlivca a náklady, a v súlade s aktuálnymi priemyselnými normami a praktikami. Naši zmluvní spracovatelia budú spracovávať vaše osobné údaje iba v prípade, že dodržiavajú tieto technické a organizačné bezpečnostné opatrenia.

Udržiavanie bezpečnosti údajov znamená ochranu dôvernosti, integrity a dostupnosti osobných údajov:

 – dôvernosť a integrita: osobné údaje jednotlivcov budú chránené pred neoprávneným alebo nezákonným spracovaním a pred neúmyselnou stratou, zničením alebo poškodením;

 – dostupnosť: zabezpečíme, aby sa k osobným údajom mohli autorizovaní spracovatelia dostať iba v prípade potreby.

Naše bezpečnostné postupy zahŕňajú zabezpečenie prístupu, záložné kópie, monitorovanie, revíziu a údržbu, riadenie bezpečnostných incidentov atď.

6. Vaše možnosti a práva týkajúce sa vašich osobných údajov

V závislosti od účelov, na ktoré spracovávame osobné údaje jednotlivcov, môžeme tieto údaje sprístupniť nasledujúcim kategóriám spracovateľov:

a) V rámci spoločnosti, zamestnanec.

b) Naši obchodní partneri, od ktorých požadujeme dodržiavanie platných zákonov a politiky ochrany osobných údajov a aby venovali veľkú pozornosť dôvernosti osobných údajov:

• reklamné, marketingové a propagačné agentúry a poskytovatelia, napr. MailChimp, Google (Google – iba identifikátor cookie na remarketing, e-mailová adresa na zobrazovanie reklám v Google AdWords, identifikátor cookie na analýzu v Google Analytics; Facebook – iba identifikátor cookie na remarketing, e-mailová adresa na zobrazovanie reklám v Facebook Custom Audiences), ktorí nám pomáhajú realizovať a analyzovať účinnosť našich kampaní a propagácií.
• spoločnosti, ktoré vykonávajú služby pre spoločnosť, t.j. poskytovateľ účtovníckych služieb
• fyzické a právnické osoby, ktoré sú našimi zmluvnými partnermi a poskytujú poradenstvo alebo jednotlivé služby pre spoločnosť za účelom vykonania zmluvného vzťahu medzi spoločnosťou a jednotlivcom (napr. partnerské agentúry, hotely, letecké spoločnosti, prepravcovia atď.);

c) Iné tretie osoby, ak to vyžaduje zákon alebo je to právne požadované na ochranu:

• spoločnosti (dodržiavanie zákonov, požiadaviek úradov, súdnych príkazov, právnych konaní, oznamovacích povinností a povinností informovať úrady atď.), overenie alebo vymáhanie dodržiavania politiky spoločnosti a dohôd;
• práv, majetku alebo bezpečnosti spoločnosti a/alebo jej klientov v súvislosti s firemnými transakciami: v kontexte prevodu alebo zrušenia celého alebo časti jej podnikania alebo inak v súvislosti s fúziami, konsolidáciami, zmenami kontroly, reorganizáciou spoločnosti.

Naši obchodní partneri uvedení vyššie v bode b) môžu spracovávať osobné údaje jednotlivcov iba v rámci našich pokynov a nemôžu používať osobné údaje na sledovanie akýchkoľvek vlastných záujmov. Každý jednotlivec si musí uvedomiť, že spracovatelia uvedení v bodoch b) a c) vyššie, najmä poskytovatelia služieb, ktorí ponúkajú služby v rámci aplikácií a/alebo prostredníctvom vlastných kanálov, môžu samostatne zhromažďovať vaše osobné údaje. V tomto prípade sú výlučne zodpovední za ich kontrolu a ich spolupráca s jednotlivcami musí prebiehať podľa ich podmienok.

6.1. Právo na prístup k údajom

Každý jednotlivec nás môže kontaktovať na e-mailovej adrese uvedenej v bode 1, aby zistil, ktoré osobné údaje spracovávame. Každý jednotlivec má právo na prístup k osobným údajom a ďalším informáciám týkajúcim sa spracovania osobných údajov, vrátane:

• účelu spracovania;
• kategórií osobných údajov;
• užívateľov a právnických osôb, ktorým boli alebo budú osobné údaje sprístupnené;
• keď je to možné, odhadovanej doby uchovávania osobných údajov alebo, ak to nie je možné, kritérií použitých na určenie doby uchovávania;
• existencie práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie osobných údajov alebo obmedzenie osobných údajov v súvislosti s jednotlivcom, ktorého sa osobné údaje týkajú, alebo existencie práva namietať proti takému spracovaniu;
• práva podať sťažnosť na dozorný orgán;
• keď osobné údaje nie sú zhromažďované od jednotlivca, všetky dostupné informácie týkajúce sa jeho zdroja sú zhromaždené.

6.2. Právo na opravu

Ak jednotlivec nájde akúkoľvek chybu vo svojich osobných údajoch alebo ak ich považuje za neúplné alebo nesprávne, môže požiadať spoločnosť o opravu alebo doplnenie nepresných alebo neúplných osobných údajov bez zbytočného odkladu.

6.3. Právo na vymazanie

Jednotlivec môže požiadať o vymazanie svojich osobných údajov bez zbytočného odkladu. Spoločnosť je povinná vymazať osobné údaje bez zbytočného odkladu:

• keď osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracovávané;
• ak jednotlivec zruší súhlas, ktorý je základom spracovania osobných údajov, a ak neexistuje iný právny základ pre spracovanie.
• ak jednotlivec namieta proti spracovaniu na základe legitímneho záujmu spoločnosti, pričom neexistujú prevažujúce právne dôvody na spracovanie osobných údajov;
• ak jednotlivec namieta proti spracovaniu na účely priameho marketingu;
• keď by mali byť osobné údaje vymazané na splnenie právnej povinnosti podľa práva EÚ alebo slovinského právneho poriadku;
• v prípade údajov nesprávne zhromaždených od maloletého na použitie informačnej spoločnosti, ktorý podľa platného práva nemôže poskytnúť takéto údaje (okrem niektorých prípadov, napríklad na preukázanie transakcie alebo ak to vyžaduje zákon).

6.4. Právo na obmedzenie

Každý jednotlivec môže požiadať o obmedzenie spracovania svojich osobných údajov, keď:

• on/ona spochybňuje správnosť údajov, na obdobie, ktoré umožňuje spoločnosti overiť správnosť osobných údajov;
• spracovanie je nezákonné a jednotlivec namieta proti vymazaniu osobných údajov a namiesto toho požaduje, aby ich použitie bolo obmedzené;
• spoločnosť už nepotrebuje osobné údaje na účely spracovania, ale jednotlivec, ktorého sa osobné údaje týkajú, ich potrebuje na výkon, implementáciu alebo obhajobu právnych nárokov;
• jednotlivec podal námietku týkajúcu sa spracovania, kým sa neoverí, či legitímne dôvody spoločnosti prevládajú nad dôvodmi jednotlivca.

6.5. Právo na prenositeľnosť údajov

Každý jednotlivec má právo na prijatie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, ktoré poskytol spoločnosti, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje na iného prevádzkovateľa bez prekážok zo strany spoločnosti, ak je spracovanie založené na súhlase alebo na zmluve a spracovanie sa vykonáva automatizovanými prostriedkami.

6.6. Právo namietať

Na základe dôvodov súvisiacich s ich osobitnými okolnosťami má každý jednotlivec právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu svojich osobných údajov na základe právnych záujmov, ktoré sleduje spoločnosť alebo tretia osoba. V takom prípade spoločnosť prestane spracovávať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné dôvody spracovania, ktoré prevládajú nad záujmami, právami a slobodami jednotlivca, alebo na vymáhanie alebo obhajobu právnych nárokov. Keď sú osobné údaje spracovávané na účel priameho marketingu, každý jednotlivec má právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, na účely takéhoto marketingu, vrátane profilovania, ak sa to týka takého priameho marketingu. Ak je priamy marketing založený na súhlase, právo namietať môže byť uplatnené zrušením udeleného súhlasu.

7. Na koho sa môžem obrátiť, ak mám otázky týkajúce sa svojich osobných údajov

Organizovali sme kontaktný bod, ktorý sa zaoberá vašimi otázkami alebo požiadavkami týkajúcimi sa vašich osobných údajov (a ich spracovania) a uplatňovania vašich práv. Môžete nám poslať e-mail na adresu uvedenú v bode 1.

Na účely spoľahlivej identifikácie pri uplatňovaní práv súvisiacich s osobnými údajmi môžeme od vás požadovať ďalšie údaje a môžeme odmietnuť konanie iba v prípade, že preukážeme, že vás nemôžeme spoľahlivo identifikovať.

8. Právo podať sťažnosť týkajúcu sa spracovania osobných údajov

Každý má právo podať sťažnosť týkajúcu sa spracovania osobných údajov. Sťažnosti by mali byť zaslané na našu e-mailovú adresu. Máte tiež právo podať sťažnosť priamo na Úrad na ochranu osobných údajov, ak sa domnievate, že spracovanie osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, porušuje slovinské alebo európske predpisy o ochrane osobných údajov. Ak ste uplatnili právo na prístup k údajom a po obdržaní rozhodnutia sa domnievate, že osobné údaje, ktoré ste obdržali, nie sú osobné údaje, o ktoré ste požiadali, alebo že ste nedostali všetky požadované osobné údaje, môžete podať odôvodnenú sťažnosť spoločnosti do 15 dní pred podaním sťažnosti na Úrad na ochranu osobných údajov. Spoločnosť rozhodne o sťažnosti ako o novej žiadosti do piatich pracovných dní od jej prijatia.