RODO

Prawo do prywatności jest jednym z najważniejszych praw człowieka. W HUD d.o.o., zwanym dalej Firmą, doskonale zdajemy sobie z tego sprawę i dlatego szanujemy prywatność naszych klientów oraz odpowiedzialnie, starannie i zgodnie z obowiązującym prawem traktujemy ich dane osobowe. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy Firmy oraz zewnętrzni przetwórcy, w zakresie i w celu ściśle niezbędnym do sprawnej realizacji, zapewnienia i wypełnienia praw i obowiązków wynikających z zawartych umów.

Poprzez podjęcie odpowiednich środków zapewniamy, że osoby nieupoważnione nie mają dostępu do danych osobowych, chronimy ich poufność i integralność oraz zapobiegamy ich utracie lub przypadkowemu zniszczeniu przez cały czas przetwarzania. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek „hackingi” do systemu komputerowego!

Firma oraz jej przetwórcy w pełni respektują ogólne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, które obejmują:

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników legalnie, sprawiedliwie i przejrzyście.
Zbieramy dane osobowe w celach, które są wcześniej określone, jednoznaczne i legalne; nie przetwarzamy danych osobowych w innym celu, z wyjątkiem przypadków przetwarzania w celach badań naukowych lub historycznych oraz w celach statystycznych, na określonych warunkach.
Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie dla celów, dla których są przetwarzane.
Zapewniamy, że dane osobowe, które przetwarzamy, są dokładne i regularnie aktualizowane; nieprawidłowe dane są poprawiane lub usuwane.
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne dla celów, dla których są przetwarzane.
Zapewniamy odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, co obejmuje zapobieganie nieautoryzowanemu lub nielegalnemu przetwarzaniu oraz przypadkowej utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

1. Kontakt w sprawie prywatności

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania i wykorzystania danych osobowych, informacji, poprawek, blokowania, usuwania danych osobowych lub wycofania zgody na powiadomienia, prosimy o kontakt z nami pod naszym oficjalnym adresem e-mail podanym na naszej stronie internetowej.

2. Jakie dane osobowe są zbierane

– Podstawowe dane osobowe (np. imię i nazwisko);
– dane kontaktowe (np. adres, e-mail, numer telefonu);
– informacje o komunikacji między Firmą a Tobą; dane dotyczące płatności;
– wszelkie inne dane uzyskane na podstawie zgody.

3. Jakie są podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Możemy przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem w zakresie ochrony danych osobowych:

 – jeśli jest to konieczne do zawarcia i/lub realizacji umowy (zgłoszenie na wydarzenie, warsztat itp.)
 – jeśli wymaga tego prawo;
 – jeśli wyrażono zgodę (którą można wycofać w dowolnym momencie);
 – jeśli przetwarzanie jest konieczne dla uzasadnionych interesów realizowanych przez Firmę lub osobę trzecią.

3.1. Przetwarzanie na podstawie zawartej umowy

Firma przetwarza dane osobowe osób fizycznych w celu wypełnienia swoich zobowiązań wynikających z umowy dotyczącej organizacji wydarzeń, warsztatów lub innych usług uzgodnionych między stronami umowy. W kontekście realizacji praw i wypełnienia zobowiązań umownych, Firma przetwarza dane osobowe osób fizycznych w następujących celach:

 – identyfikacja osoby;
 – przygotowanie oferty i zawarcie umowy;
 – świadczenie usług, przy czym Firma może przekazać dane partnerom umownym, którzy będą realizować daną usługę (np. dostawca noclegów itp.)
 – wysyłanie powiadomień do osób dotyczących realizacji umowy;
 – informowanie o zmianach w przepisach prawnych w danej dziedzinie lub zmianach w warunkach sprzedaży;
 – fakturowanie usług;
 – rozwiązywanie zastrzeżeń lub skarg;
 – realizacja wszelkich procedur windykacyjnych, sprzedaż wierzytelności;
 – w innych celach niezbędnych do zawarcia lub realizacji umowy.

W zakresie ściśle niezbędnym do autoryzacji i identyfikacji transakcji, Firma przetwarza dane w celu przygotowania raportów i planowania dalszych działań.

W celu organizacji wydarzeń oraz związanych z nimi usług lub innych usług zamówionych przez osobę, Firma przetwarza wszystkie potrzebne informacje. Obejmuje to w szczególności, ale nie wyłącznie: imię, nazwisko, datę urodzenia, adres, miejsce, kraj, numer telefonu, e-mail itp.

Nie potrzebujemy wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach umowy.

Na wydarzeniach lub warsztatach, które są ściśle związane z fotografowaniem i publikowaniem zdjęć (na Facebooku, Twitterze, YouTube i Instagramie), zakłada się, że fotografowanie i publikowanie zdjęć jest częścią wydarzenia lub warsztatu. Mimo że fotografowanie i publikowanie zdjęć jest relacją umowną, Firma nadal uzyska wyraźną zgodę osoby. W przypadku, gdy wyraźna zgoda na fotografowanie i publikowanie zdjęć nie zostanie udzielona, a Firma nie będzie mogła zapewnić, że osoba nie znajdzie się na zdjęciu, Firma ma prawo odrzucić zgłoszenie na takie wydarzenie lub warsztat.

Jeśli osoba nie dostarczy wszystkich danych osobowych, które są potrzebne Firmie do wypełnienia umowy, Firma nie może zrealizować zamówienia danej osoby. W związku z tym Firma zawsze pozyskuje i przetwarza tylko te dane osobowe, które są niezbędne do wypełnienia umowy.

3.2. Przetwarzanie na podstawie prawa

Podstawa prawna oznacza, że Firma przetwarza dane osobowe osoby fizycznej w celu wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy. W Republice Słowenii obowiązki prawne dotyczące przetwarzania określonych danych osobowych są szczególnie określone przez:

Ustawę o podatku od wartości dodanej ZDDV-1;

Ustawę o postępowaniu podatkowym;

Ustawę o spółkach;

Ustawę o rachunkowości;

Przepisy dotyczące wykonania ustawy o podatku od wartości dodanej;

Słoweńskie standardy rachunkowości.

Jeśli Firma przetwarza dane osobowe osoby fizycznej, która dokonała zakupu online lub zamówienia usługi, przechowuje fakturę przez 10 lat (a także dane osoby/kupującego na koncie).

3.3. Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu

Firma może przetwarzać dane na podstawie uzasadnionego interesu, który realizuje Firma lub osoba trzecia, z wyjątkiem sytuacji, gdy takie interesy są przewyższone przez interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane wymagają ochrony, w szczególności gdy dane dotyczą dziecka. W przypadku dalszego wykorzystania zebranych danych dotyczących osoby, Firma przeprowadza ocenę zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Takie dalsze wykorzystanie danych w formie pseudonimizowanej lub zagregowanej, na przykład, stanowi legalne wykorzystanie danych do marketingu oraz innych analiz biznesowych lub technicznych Firmy.

Zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, marketing bezpośredni również należy do uzasadnionych interesów. W celu marketingu bezpośredniego, Firma może tworzyć indywidualne profile bez zgody na podstawie podstawowych informacji o wybranych usługach, takich jak np. typ lub konkretne cechy wybranej usługi, czas wyboru lub wcześniejsze kontakty marketingowe z osobą, w szczególności w odniesieniu do wyrażonego zainteresowania lub braku zainteresowania określonymi usługami. Takie podstawowe profilowanie nigdy nie będzie obejmować danych wrażliwych. Osoba może sprzeciwić się przetwarzaniu zgodnie z prawem do ograniczenia (punkt 7.4).

Na podstawie uzasadnionego interesu, Firma może skontaktować się z osobą w celu poprawy usługi lub określenia jej satysfakcji z usług, nawet jeśli nie jest to ściśle konieczne do realizacji umowy. Z uwagi na interesy osób, Firma nie kontaktuje się z tymi osobami, które zgłosiły sprzeciw w tej sprawie.

Firma ma uzasadniony interes w przechowywaniu i dalszym wykorzystywaniu danych do analiz i badań w zakresie marketingu, planowania biznesowego i podobnych, aż do upływu ustawowo określonego okresu przechowywania.

3.4. Przetwarzanie na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Wyraźna zgoda jest podstawą przetwarzania danych osobowych, dla których Firma nie ma podstawy prawnej ani umownej. Na przykład zgoda może dotyczyć:

 – informowania o innych ofertach i usługach Firmy, co odbywa się wyłącznie za pośrednictwem wybranego przez osobę kanału komunikacji;
 – fotografowania i nagrywania wydarzenia lub warsztatu w celu przedstawienia działalności Firmy oraz publikowania zdjęć, filmów i nagrań dźwiękowych na stronie internetowej Firmy oraz na profilach na Facebooku, Twitterze, YouTube i Instagramie.
 – Osoba wyraża zgodę za siebie, w przypadku dziecka, zgoda jest udzielana przez jednego z rodziców lub przedstawiciela prawnego.

W tych przypadkach przetwarzanie danych osobowych odbywa się w zakresie i w celach dozwolonych przez oświadczenie osoby oraz przez uzgodnione kanały komunikacji, aż do wycofania zgody.

Jeśli osoba nie wyrazi zgody na zbieranie i przetwarzanie danych osobowych w jednym lub więcej celach określonych w danej zgodzie, nie ma to żadnych konsekwencji dla danych, których przetwarzanie odbywa się na podstawie innych podstaw prawnych.

Dane osobowe zebrane na podstawie zgody będą przetwarzane tylko w ramach i w celu udzielonej zgody i nie będą przekazywane osobom trzecim, chyba że jest to wyraźnie określone w zgodzie, a osoba zgadza się, aby dane osobowe mogły być przekazywane do przetwórcy określonego w zgodzie.

Osoba może w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kontaktując się z naszym punktem ochrony danych (punkt 8). Zgodę można wycofać, wysyłając e-mail na adres e-mail podany w punkcie 1.

4. Jak długo przechowywane są dane osobowe

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi ochronę danych osobowych. Będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne dla celów, dla których są przetwarzane lub zgodnie z prawem. Przechowujemy dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie zgody osoby, na czas nieokreślony, aż do wycofania zgody. Dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie prawa lub umowy, są przechowywane przez czas określony przez prawo.

Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby w związku z marketingiem Firmy, dane mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie przez czas konieczny do takiego marketingu lub świadczenia usług.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są skutecznie i trwale usuwane lub anonimizowane, tak aby nie można ich już powiązać z osobą.

5. Jak chronimy dane osobowe

Używamy technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe przed nielegalnym lub nieautoryzowanym dostępem lub użyciem, a także przed przypadkową utratą lub uszkodzeniem ich integralności. Środki te zostały zaprojektowane z uwzględnieniem naszej infrastruktury IT, możliwego wpływu na prywatność osoby oraz kosztów, zgodnie z aktualnymi standardami i praktykami branżowymi. Nasi zewnętrzni przetwórcy będą przetwarzać Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy będą przestrzegać tych technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

Utrzymanie bezpieczeństwa danych oznacza ochronę poufności, integralności i dostępności danych osobowych:

 – poufność i integralność: dane osobowe osób będą chronione przed nieautoryzowanym lub nielegalnym przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;
 – dostępność: zapewnimy, że upoważnieni przetwórcy będą mieli dostęp do danych osobowych tylko w razie potrzeby.

Nasze procedury bezpieczeństwa obejmują zabezpieczenia dostępu, kopie zapasowe, monitorowanie, przegląd i konserwację, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa itp.

6. Kto przetwarza dane osobowe

W zależności od celów, dla których przetwarzamy dane osobowe osób, możemy ujawniać te dane następującym kategoriom przetwórców:

a) W Firmie pracownik.
b) Nasi partnerzy biznesowi, od których wymagamy przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz polityki ochrony danych osobowych i zwracania szczególnej uwagi na poufność danych osobowych:

 – agencje reklamowe, marketingowe i promocyjne oraz dostawcy, np. MailChimp, Google (Google – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Google AdWords, identyfikator cookie do analizy w Google Analytics; Facebook – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Facebook Custom Audiences), które pomagają nam w realizacji i analizie skuteczności naszych kampanii i promocji.
 – firmy świadczące usługi dla Firmy, tj. dostawca usług księgowych
 – osoby fizyczne i prawne, które są naszymi partnerami umownymi i świadczą usługi doradcze lub indywidualne dla Firmy w celu realizacji umowy między Firmą a osobą (np. agencje partnerskie, hotele, linie lotnicze, przewoźnicy itp.);

c) Inne osoby trzecie, gdy wymaga tego prawo lub jest to prawnie wymagane dla ochrony:
 – Firmy (zgodność z prawem, wymagania organów, nakazy sądowe, postępowania prawne, obowiązki sprawozdawcze i obowiązki informowania organów itp.), weryfikacja lub egzekwowanie zgodności z polityką Firmy i umowami;
 – praw, mienia lub bezpieczeństwa Firmy i/lub jej klientów w związku z transakcjami korporacyjnymi: w kontekście przeniesienia lub zbycia całości lub części swojego biznesu lub w inny sposób w związku z fuzjami, konsolidacjami, zmianami kontroli, reorganizacją Firmy.

Nasi partnerzy biznesowi wymienieni powyżej w punkcie b), mogą przetwarzać dane osobowe osób tylko w ramach naszych instrukcji i nie mogą wykorzystywać danych osobowych do realizacji jakichkolwiek własnych interesów. Każda osoba musi pamiętać, że przetwórcy wymienieni w punktach b) i c) powyżej, w szczególności dostawcy usług, którzy oferują usługi w ramach aplikacji i/lub za pośrednictwem swoich własnych kanałów, mogą oddzielnie zbierać Twoje dane osobowe. W takim przypadku są oni wyłącznie odpowiedzialni za ich kontrolę, a ich współpraca z osobami musi odbywać się zgodnie z ich warunkami.

7. Twoje możliwości i prawa dotyczące danych osobowych

W zależności od celów, dla których przetwarzamy dane osobowe osób, możemy ujawniać te dane następującym kategoriom przetwórców:

a) W Firmie pracownik.
b) Nasi partnerzy biznesowi, od których wymagamy przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz polityki ochrony danych osobowych i zwracania szczególnej uwagi na poufność danych osobowych:

 – agencje reklamowe, marketingowe i promocyjne oraz dostawcy, np. MailChimp, Google (Google – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Google AdWords, identyfikator cookie do analizy w Google Analytics; Facebook – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Facebook Custom Audiences), które pomagają nam w realizacji i analizie skuteczności naszych kampanii i promocji.
 – firmy świadczące usługi dla Firmy, tj. dostawca usług księgowych
 – osoby fizyczne i prawne, które są naszymi partnerami umownymi i świadczą usługi doradcze lub indywidualne dla Firmy w celu realizacji umowy między Firmą a osobą (np. agencje partnerskie, hotele, linie lotnicze, przewoźnicy itp.);

c) Inne osoby trzecie, gdy wymaga tego prawo lub jest to prawnie wymagane dla ochrony:
 – Firmy (zgodność z prawem, wymagania organów, nakazy sądowe, postępowania prawne, obowiązki sprawozdawcze i obowiązki informowania organów itp.), weryfikacja lub egzekwowanie zgodności z polityką Firmy i umowami;
 – praw, mienia lub bezpieczeństwa Firmy i/lub jej klientów w związku z transakcjami korporacyjnymi: w kontekście przeniesienia lub zbycia całości lub części swojego biznesu lub w inny sposób w związku z fuzjami, konsolidacjami, zmianami kontroli, reorganizacją Firmy.

Nasi partnerzy biznesowi wymienieni powyżej w punkcie b), mogą przetwarzać dane osobowe osób tylko w ramach naszych instrukcji i nie mogą wykorzystywać danych osobowych do realizacji jakichkolwiek własnych interesów. Każda osoba musi pamiętać, że przetwórcy wymienieni w punktach b) i c) powyżej, w szczególności dostawcy usług, którzy oferują usługi w ramach aplikacji i/lub za pośrednictwem swoich własnych kanałów, mogą oddzielnie zbierać Twoje dane osobowe. W takim przypadku są oni wyłącznie odpowiedzialni za ich kontrolę, a ich współpraca z osobami musi odbywać się zgodnie z ich warunkami.

7.1. Prawo dostępu do danych

Każda osoba może skontaktować się z nami pod adresem e-mail podanym w punkcie 1, aby dowiedzieć się, jakie dane osobowe przetwarzamy. Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych oraz dodatkowych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym:

 – celu przetwarzania;
 – kategorii danych osobowych;
 – użytkowników i podmiotów prawnych, którym dane osobowe zostały lub będą ujawnione;
 – gdy to możliwe, przewidywanego okresu przechowywania danych osobowych lub, jeśli to niemożliwe, kryteriów użytych do określenia okresu przechowywania;
 – istnienia prawa do żądania od administratora poprawienia lub usunięcia danych osobowych lub ograniczenia danych osobowych w odniesieniu do osoby, której dane dotyczą, lub istnienia prawa do sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
 – prawa do złożenia skargi do organu nadzorczego;
 – gdy dane osobowe nie są zbierane od osoby, wszelkich dostępnych informacji dotyczących ich źródła.

7.2. Prawo do sprostowania

Jeśli osoba znajdzie jakikolwiek błąd w swoich danych osobowych lub jeśli uzna je za niekompletne lub błędne, może zażądać od Firmy poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych bez zbędnej zwłoki.

7.3. Prawo do usunięcia

Osoba może zażądać usunięcia swoich danych osobowych bez zbędnej zwłoki. Firma jest zobowiązana do usunięcia danych osobowych bez zbędnej zwłoki:

 – gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
 – jeśli osoba wycofa zgodę, która jest podstawą przetwarzania danych osobowych i jeśli nie ma innej podstawy prawnej dla przetwarzania;
 – jeśli osoba sprzeciwi się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu Firmy, a nie ma przeważających powodów prawnych do przetwarzania danych osobowych;
 – jeśli osoba sprzeciwi się przetwarzaniu w celach marketingu bezpośredniego;
 – gdy dane osobowe powinny zostać usunięte w celu wypełnienia obowiązku prawnego zgodnie z prawem UE lub słoweńskim porządkiem prawnym;
 – w przypadku danych błędnie zebranych od małoletniego w celu korzystania z informacji społeczeństwa, który zgodnie z obowiązującym prawem nie może dostarczać takich danych.
(z wyjątkiem niektórych przypadków, na przykład, aby udowodnić transakcję lub jeśli wymaga tego prawo) – .

7.4. Prawo do ograniczenia

Każda osoba może zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:

 – kwestionuje poprawność danych, na okres, który umożliwia Firmie weryfikację poprawności danych osobowych;
 – przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba sprzeciwia się usunięciu danych osobowych i zamiast tego żąda ich ograniczenia;
 – Firma nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do dochodzenia, realizacji lub obrony roszczeń prawnych;
 – osoba złożyła sprzeciw dotyczący przetwarzania, aż zostanie zweryfikowane, czy uzasadnione powody Firmy przewyższają powody osoby.

7.5. Prawo do przenoszenia danych

Każda osoba ma prawo otrzymać dane osobowe dotyczące siebie, które dostarczyła Firmie, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i maszynowo czytelnym formacie oraz ma prawo do przesłania tych danych do innego administratora bez przeszkód ze strony Firmy, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i jest realizowane za pomocą środków zautomatyzowanych.

7.6. Prawo do sprzeciwu

Na podstawie powodów związanych z ich szczególnymi okolicznościami, każda osoba ma prawo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na podstawie uzasadnionych interesów realizowanych przez Firmę lub osobę trzecią. W takim przypadku Firma przestaje przetwarzać dane osobowe, chyba że udowodni konieczność przetwarzania, która przewyższa interesy, prawa i wolności osoby, lub w celu dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych. Gdy dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego, każda osoba ma prawo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych dotyczących jej w celach takiego marketingu, w tym profilowania, jeśli dotyczy to takiego marketingu. Jeśli marketing bezpośredni opiera się na zgodzie, prawo do sprzeciwu można wyrazić poprzez wycofanie udzielonej zgody.

8. Z kim mogę się skontaktować, jeśli mam pytania dotyczące moich danych osobowych

Organizujemy punkt kontaktowy, który odpowie na Twoje pytania lub wymagania dotyczące Twoich danych osobowych (i ich przetwarzania) oraz realizacji Twoich praw. Możesz wysłać nam e-mail na adres podany w punkcie 1.

W celu wiarygodnej identyfikacji podczas realizacji praw związanych z danymi osobowymi, możemy wymagać dodatkowych danych od Ciebie i możemy odmówić działania tylko wtedy, gdy udowodnimy, że nie możemy Cię wiarygodnie zidentyfikować.

9. Prawo do złożenia skargi dotyczącej przetwarzania danych osobowych

Każdy ma prawo złożyć skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Skargi należy wysyłać na adres e-mail podany w punkcie 1. Masz również prawo złożyć skargę bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych, jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Ciebie narusza słoweńskie lub unijne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jeśli skorzystałeś z prawa dostępu do danych i po otrzymaniu decyzji uważasz, że dane osobowe, które otrzymałeś, nie są danymi osobowymi, o które prosiłeś, lub że nie otrzymałeś wszystkich wymaganych danych osobowych, możesz złożyć uzasadnioną skargę do Firmy w ciągu 15 dni, przed złożeniem skargi do Inspektora Ochrony Danych. Firma rozpatrzy skargę jak nową prośbę, w ciągu pięciu dni roboczych od jej otrzymania.